Gesetzliche Aufbewahrungsfristen in Deutschland
Wir geben Ihnen hier einen kompakten Überblick zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Unsere Kernkompetenz liegt in Entsorgung, Recycling, Kies & Sand sowie Deponien – keine Rechtsberatung. Bei speziellen Fragen wenden Sie sich bitte an Steuerberatung oder Finanzamt.
Alle Angaben wurden mit größter Sorgfalt erstellt, erfolgen jedoch ohne Gewähr auf Richtigkeit/Vollständigkeit.
Zentrale Rechtsgrundlagen: handelsrechtliche Vorgaben nach HGB, steuerrechtliche Vorgaben nach AO und UStG. Zusätzlich können branchen- und berufsspezifische Regeln gelten (z. B. Handakten von Rechtsanwälten, Baupläne von Architekten, Patientenakten von Ärzten). Diese spezialgesetzlichen Vorgaben ersetzen die Steuerfristen nicht automatisch – entscheidend ist stets der Zweck des Dokuments.
Tipp: Für kleine Unternehmen kann eine pauschal längere Aufbewahrung sinnvoll sein, um Nachweise sicher verfügbar zu haben.
Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen?
Aufbewahrungsfristen folgen unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben.
In der Praxis dominieren Fristen von 6 und 10 Jahren. Wichtig: Der Fristbeginn ist in der Regel das Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden oder abschließend bearbeitet wurde.
- 6 Jahre
-
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben abgesandter Geschäftsbriefe
- Sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung bedeutsam
- 10 Jahre
-
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte
- Zu ihrem Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen
- Buchungsbelege und Rechnungen
Tipp: Prüfen Sie vor der Vernichtung den Zeitpunkt der letzten Eintragung – ab dann läuft die Frist (beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr).
Wie lang sind Aufbewahrungsfristen für Personalakten?
Gesetzliche Pflichten für Personalunterlagen variieren je nach Dokumenttyp. Eine regelmäßige Prüfung spart Platz und Kosten. Eine pauschale Empfehlung kann je nach Betrieb abweichen – nachfolgend zwei allgemeine Hinweise:
- Tipp 1: Wenn unklar, empfiehlt sich häufig eine Aufbewahrung von bis zu 10 Jahren.
- Tipp 2: Nach Ablauf aller Fristen Personalakten datenschutzkonform vernichten (BDSG/DSGVO beachten).
Aufbewahrungsfristen – Personalunterlagen (Überblick)
| Dokument / Unterlage | Aufbewahrungsfrist / Hinweis |
|---|---|
| Beitragsnachweise der Krankenkassen | 6 Jahre – mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung |
| An-, Ab- und Ummeldung zur Krankenkasse | 6 Jahre |
| Lohnsteueranmeldung | 6 Jahre |
| Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung | 6 Jahre |
| Lohn- und Gehaltskonten | 10 Jahre – nach zuletzt eingetragener Lohnzahlung |
| Abrechnung von Aushilfen | 10 Jahre – mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung |
| Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung | 10 Jahre |
| Belege über Zahlung von Arbeitslohn | 10 Jahre |
| Bewirtungsbelege | 10 Jahre |
| Lohnsteuerkarte | Bis Ende des Kalenderjahres oder bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses |
| Überstundenaufzeichnung | Mindestens zwei Jahre |
| Heimarbeit |
|
| Beschäftigung von Jugendlichen |
|
Aktenarchivierung – warum müssen Sie Dokumente aufbewahren?
Archivierung dient der Beweisführung bei Rechtsstreitigkeiten und der Erfüllung von Nachweis-, Gewährleistungs- und Produkthaftungspflichten.
Aktenaufbewahrung – wie müssen Sie Dokumente aufbewahren?
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) verlangen richtige, vollständige, zeitgerechte und geordnete Erfassung sowie eine nachvollziehbare Darstellung von Entstehung und Entwicklung jedes Geschäftsvorfalls.
Für elektronische Systeme gelten ergänzend die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme): Auch digital geführte Buchhaltungen müssen revisionssicher und nachvollziehbar sein.
Sichere Vernichtung & Unterstützung
OTTO DÖRNER shreddert Ihre Akten fachgerecht – sicher und unbürokratisch. Wir erfüllen die Vorgaben des BDSG und unterstützen Sie bei der datenschutzkonformen Vernichtung. Bei Fragen zu Fristen oder zum Ablauf beraten wir Sie gern.