

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen in Deutschland
Wir können Ihnen hier nur einen kleinen Einblick in die Gesetzeslage hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen geben, da unsere Kompetenzen als führendes Unternehmen in den Bereichen Entsorgung, Recycling, Kies und Sand sowie Deponien liegen. Insbesondere bei speziellen Fragen sollten Sie sich natürlich lieber bei Ihrem Steuerberater oder Ihrem Finanzamt informieren.
Obwohl mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert wurde, kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden. Im Folgenden geht es um gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Aktenarchivierung, Aktenaufbewahrung. Die bekanntesten und wohl wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind die handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorgaben. Die handelsrechtlichen Vorgaben sind geregelt im Handelsgesetzbuch (HGB), die steuerrechtlichen Vorgaben sind in der Abgabenordnung (AO) und im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.
Bitte beachten Sie, dass es zudem auch branchen- und berufsspezifische Vorschriften gibt! Zahlreiche Vorschriften haben eigene Aufbewahrungsfristen für Dokumente, die kürzer oder erheblich länger sein können. Zum Beispiel haben Rechtsanwälte (Handakten), Architekten (Baupläne), Ärzte (Patientenakten) andere Regelungen was die Frist der Aufbewahrung betrifft. Manchmal ist die Wahl der richtigen Vorschrift schwierig, denn die berufsspezifischen Vorschriften befreien nicht von den steuerrechtlichen Vorgaben. Hier kommt es auf die Zuordnung und den Sachverhalt des entsprechenden Dokuments an. Ist es ein berufsspezifisches Anliegen oder ein steuerliches?
TIPP: Insbesondere für kleinere Unternehmen ist es hilfreich und ratsam, eine generell längere Aufbewahrung aller infrage kommenden Daten anzulegen. Nach dem Motto: Lieber im Zweifelsfall Dokumente als Nachweis zur Verfügung haben – als keine.
Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen?

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen richten
sich nach unterschiedlichen Vorschriften.
Geschäftsunterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei im Wesentlichen Fristen von 6 und 10 Jahren. Beachten Sie dabei, wann die Fristen beginnen. Sie beginnen nicht immer mit dem Datum, auf das sich die Unterlagen oder Dokumente beziehen. Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden oder endgültig fertiggestellt worden ist. Im Folgenden einige Beispiele zur gesetzlichen Aufbewahrung.
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen – soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lagerberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege und Rechnungen.
TIPP: Achten Sie zunächst auf den Zeitpunkt der letzten Eintragung – beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr, bevor Sie die Unterlagen in den Reißwolf geben.
Wie lang sind Aufbewahrungsfristen für Personalakten?
Die Frage wird oft gestellt. Welche gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten von Personalakten gibt es? Hier können wir Ihnen nur einen groben Überblick gegeben. Bei speziellen Fragen wenden Sie sich lieber an Ihren Steuerberater oder direkt an das Finanzamt. Wenn ein/e Angestellte/r Ihr Unternehmen verlässt, stellt sich zunächst die Frage, was aufgehoben werden muss und was Sie direkt im Aktenvernichter schreddern können. Eine Prüfung der Unterlagen ist sinnvoll, denn Sie vermeiden so unnötigen Ballast, können Platz und Kosten einsparen. Doch welche Dokumente der Personalakte sind wichtig und welche können in den Schredder? Hier geben wir Ihnen einen kleinen Überblick.
TIPP 1: Sollte eine Einschätzung hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen verschiedener Dokumente nicht klar oder eine jährliche Überprüfung zu aufwendig sein, liegt die Empfehlung zur Aufbewahrungsfrist einer Personalakte bei 10 Jahren.
TIPP 2: Personalakten müssen Sie nach dem Bundesdatenschutzgesetz vernichten.
Sind alle Aufbewahrungsfristen der Personalakte verjährt – gehört sie in den Reißwolf bzw. in den Shredder. Das Bundesdatenschutzgesetz schreibt einen sorgsamen Umgang mit sensiblen Informationen vor. Insbesondere sollen Mitarbeiter und ihre persönlichen Daten geschützt werden.
Überblick über die Aufbewahrungspflichten von Personalakten
Aktenarchivierung – warum müssen Sie Dokumente aufbewahren?
Eine Archivierung von Unterlagen, abgeschlossenen Geschäftsvorgängen ist erforderlich, um evtl. auftretende Rechtsstreitigkeiten oder beweispflichtige Vorgänge erinnerbar zu machen. Auch Gewährleistungs- und Produkthaftungsfristen erfordern eine längere Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.
Aktenaufbewahrung – wie müssen Sie die Dokumente aufbewahren?
Die "Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung" (GoB) sind gesetzlich festgeschrieben und haben als Handelsbrauch zum Teil Einzug in das geltende Recht gehalten. Die GoB müssen von jedem Kaufmann beachtet werden. Darin ist festgehalten, dass jeder buchungspflichtige Geschäftsvorfall richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst werden muss. Des Weiteren muss er geordnet darstellbar sein, die Entstehung und Entwicklung muss verständlich nachvollziehbar gemacht werden.
Das Gleiche gilt für die elektronisch geführte Buchhaltung. Die GoB werden dabei durch die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) erläutert. Sie sind ebenfalls geltendes Recht und müssen beachtet werden.
OTTO DÖRNER shreddert fachgerecht Ihre Akten – sicher und unbürokratisch. Sollten Sie weitere Fragen zu einer fachgerechten Aktenvernichtung haben oder wissen nicht, wie Sie Akten entsorgen sollen, rufen Sie uns an. Als Dienstleistungsunternehmen im Bereich der Aktenvernichtung erfüllt OTTO DÖRNER die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Wir beraten Sie gern!